A guarda do prontuário deve durar no mínimo 20 anos a partir do último registro, em papel ou digitalizado, segundo a Lei nº 13.787/2018. A obrigação não acaba quando o consultório fecha: ao mudar, aposentar ou encerrar a clínica, o médico precisa garantir que os prontuários continuem guardados com sigilo e acessíveis aos pacientes até o fim do prazo.
O prontuário costuma ser lembrado só quando um paciente pede cópia ou quando chega um processo. Mas ele é, ao mesmo tempo, um direito do paciente, uma obrigação legal e a principal prova de defesa do médico. Por isso, decisões aparentemente administrativas, como trocar de sistema, mudar de sala ou encerrar as atividades, têm consequências jurídicas que vale planejar com antecedência.
Quanto tempo guardar o prontuário?
O prazo mínimo é de 20 anos a partir do último registro, e não da primeira consulta. Um paciente atendido pela primeira vez em 2010 e que voltou em 2024 tem o prazo contado a partir de 2024. Isso vale para prontuários em papel, digitalizados e eletrônicos, porque a lei se aplica a todos, qualquer que seja a forma de armazenamento.
Depois do prazo, o prontuário pode ser eliminado, com garantia de sigilo e registro do descarte, ou devolvido ao paciente. A lei também admite que um regulamento fixe prazos diferentes para certos casos, por exemplo pelo valor para pesquisa. Como o prontuário é a principal prova do médico em processos, muitos preferem guardá-lo por mais tempo, especialmente em casos com intercorrências.
Posso digitalizar e descartar o papel?
Pode, e para muitos consultórios essa é a forma mais segura e econômica de cumprir o prazo. Mas a digitalização só substitui o papel se seguir os requisitos da lei. Sem eles, o arquivo digital vira uma cópia sem o mesmo valor de prova, e o original não pode ser destruído:
| Requisito | O que significa |
|---|---|
| Integridade | A digitalização reproduz todas as informações dos documentos originais |
| Certificação digital | Uso de certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito |
| Comissão de revisão | Uma comissão permanente de revisão de prontuários confirma a integridade dos arquivos e autoriza a eliminação dos originais |
| Segurança | O armazenamento protege contra acesso, alteração, reprodução e destruição não autorizados |
| Valor histórico | Documentos assim identificados pela comissão são preservados |
Cumpridos esses requisitos, o documento digitalizado tem o mesmo valor de prova que o original. O ponto que mais costuma faltar nos consultórios é a comissão de revisão, que precisa existir e registrar sua análise antes do descarte do papel.
O que fazer ao mudar de endereço ou de sistema?
Mudanças de sala e de sistema são os momentos em que mais se perdem prontuários. No transporte de arquivos físicos, o cuidado é com o acesso: as caixas devem ser manuseadas só por quem tem dever de sigilo, e o Código de Ética Médica veda permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo (art. 85).
Na troca de sistema eletrônico, o risco é outro: ficar sem acesso aos dados antigos. Antes de migrar, confirme que o fornecedor atual vai exportar os dados de forma completa e legível, e verifique se o contrato prevê essa devolução. Se a guarda for terceirizada, o contrato deve ter cláusulas de sigilo, segurança, LGPD e devolução ao fim do serviço. Se você está nesse processo, pode buscar advogados especializados em LGPD e compliance em saúde para revisar os contratos.
O que fazer com os prontuários ao fechar o consultório?
Encerrar as atividades não encerra a obrigação de guarda. O médico que se aposenta, muda de cidade ou fecha a clínica continua responsável por garantir que os prontuários fiquem seguros e acessíveis até o fim do prazo. Na prática, isso envolve algumas providências:
- Comunique os pacientes sobre o encerramento e sobre como pedir cópia do prontuário.
- Entregue cópias a quem pedir: o paciente tem direito de acesso e cópia (art. 88 do Código de Ética Médica).
- Defina quem guarda os prontuários pelo restante do prazo: você, uma empresa contratada ou, em sociedade, a clínica, com regras claras.
- Mantenha um canal de contato para pedidos futuros de pacientes e para a sua própria defesa em eventuais processos.
- Consulte o CRM do seu estado, que pode ter orientações específicas sobre encerramento de atividades e transferência de prontuários.
Na saída de uma sociedade, o destino dos prontuários deve estar no acordo de saída: quem guarda e como o médico que sai terá acesso para se defender.
Imagine que...
Imagine que você vai se aposentar e fechar o consultório onde atendeu por 25 anos. Há prontuários em papel dos primeiros anos e um sistema eletrônico mais recente. Você avisa os pacientes com antecedência, por mensagem e cartaz na recepção, explicando como pedir cópia. Os papéis com último registro há mais de 20 anos podem ser descartados com sigilo ou devolvidos aos pacientes. Os demais são digitalizados com certificado ICP-Brasil e validados por uma comissão de revisão, e os dados do sistema são exportados antes do cancelamento da assinatura. Um contrato com empresa de guarda define quem responde pedidos de cópia nos próximos anos, e você mantém acesso para eventual defesa.
Sigilo e proteção de dados durante a guarda
Prontuários contêm dados sensíveis pela LGPD. Durante todo o prazo, o responsável deve garantir segurança e sigilo. O Código de Ética Médica só permite liberar cópias por ordem judicial, para a própria defesa do médico ou com autorização por escrito do paciente (art. 89). Um vazamento de prontuários pode gerar, ao mesmo tempo, processo no CRM, sanção da autoridade de proteção de dados e ação de indenização. Para organizar a guarda com segurança, vale encontrar um advogado de direito médico que atue com prontuário e documentação. Veja também os guias sobre prontuário e TCLE e LGPD para médicos.